Para la mayoría de las empresas, y las personas que son responsables de ello, la destrucción de documentos es simplemente una tarea. Para los encargados de asegurarse de que ciertos documentos se destruyan de acuerdo con un programa de destrucción, es posible que consideren que es una de las tareas más rutinarias y aburridas que tiene.
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La importancia crucial de la destrucción de documentos
Para tener una idea de la importancia real de la destrucción de documentos, hay que pensar qué pasaría si se destruyera el documento incorrecto. Podría ser una declaración financiera que sea la única disponible para respaldar las presentaciones de impuestos corporativos. O un informe de seguridad en el lugar de trabajo que se necesita para evitar que suban las tasas de seguro.
En cualquier caso, destruir un solo documento equivocado podría costarle caro al negocio.
Para subrayar aún más la importancia crucial de la destrucción de documentos, es necesario imaginar qué pasaría si no se destruyera un documento en el momento adecuado. Podría ser un documento de beneficios para empleados que enumera los beneficios que utiliza cada empleado. O una fotocopia de un contrato que contenga información corporativa, de proveedores y clientes.
Nuevamente, en ambos casos, esos documentos tienen información muy sensible. En el caso de los empleados, la información podría ser personal. En el caso de los proveedores y clientes, podría suponer una sanción o multa para el negocio.
Si esos documentos no se destruyen y la información que contienen no se mantiene segura, podría ser desastroso para la empresa.
No está destruyendo un documento, está destruyendo información
En lugar de pensar que cuando se destruye un documento, todo lo que se está haciendo es deshacerse de una hoja de papel, hay que pensar en la información que contiene cada documento.
¿Qué pasaría si esa información llega a las manos equivocadas? Digamos que el documento muestra detalles de un contrato con un proveedor y que un cliente visitante lo ve. Ahora tal vez ellos saben lo que estás pagando por algo que compran. ¿Cómo podría eso dañar un negocio?
Lo más importante es la información, no el papel en el que está impresa. Por ello, es muy importante contar con una empresa de destrucción de documentos profesional, para garantizar que la información no cae en las manos equivocadas.
Además, esta empresa entrega un certificado de destrucción, que garantiza que todos los procesos se han realizado acorde a las normativas vigentes.
