¿Sabes qué sucede con todos los documentos confidenciales creados en tu empresa? El ciclo de vida de los documentos debe incluir la destrucción segura, para cumplir con la legislación vigente en materia de protección de datos.
Si bien el reciclaje de papel es bueno para el medio ambiente, la importancia de la seguridad de los documentos ahora ocupa un lugar central. Es fundamental que los lugares de trabajo adopten sistemas seguros para la eliminación de documentos.
El uso de contenedores de reciclaje abiertos no es una forma segura de destruir documentos confidenciales. Poner documentos confidenciales en contenedores de reciclaje abiertos crea un gran riesgo de violación de datos.
Los ladrones de información siempre buscan documentos desprotegidos que puedan contener información de identificación personal, como datos bancarios, nombres y direcciones.
Los contenedores de reciclaje solo deben usarse para documentos, que no contienen información confidencial o personal. Pero eso no siempre es un proceso de gestión de documentos simple de implementar.
Lo más recomendable es contratar una empresa de destrucción confidencial que proporcione una cadena de custodia segura e incluya contenedores cerrados para los documentos que ya no se necesitan; como DCD.
Una vez que los documentos se depositan en los contenedores, no se pueden recuperar, hasta que un representante del servicio los retire para triturarlos.
Los contenedores de reciclaje abierto son vaciados en contenedores normales de reciclaje, y en ese punto, cualquier persona puede coger la información confidencial. Los materiales se transportan a una instalación de clasificación donde la información confidencial todavía está en riesgo de exposición y robo.
Establecer pautas y políticas claras para la destrucción de documentos confidenciales es la mejor práctica para mantener los datos confidenciales protegidos.
Usar servicios externos de trituración para la destrucción segura de documentos es más efectivo que confiar en los empleados para triturar y/o destruir información confidencial de manera adecuada.
Los expertos de la industria también recomiendan una política de «triturar todo» para que todos los documentos se recopilen y almacenen en contenedores de almacenamiento cerrados.
Esto elimina el riesgo al eliminar el proceso de toma de decisiones con respecto a lo que es y no es confidencial.
El ciclo de vida de los documentos: destrucción segura con DCD
Los servicios de destrucción segura de información de DCD están diseñados para satisfacer una amplia gama de necesidades de empresas y empleados en todas las industrias y ubicaciones.
DCD ofrece opciones de destrucción de papel únicas o programadas regularmente para pequeñas y grandes empresas.
Ponte en contacto con nosotros para obtener más información sobre nuestro proceso de eliminación segura de documentos y nuestras opciones de destrucción segura de otros soportes de información. Tanto si eres una pyme como si eres una gran empresa: tenemos una solución para ti.
