La protección de información sensible es crucial en cualquier empresa. Los datos confidenciales, ya sean en formato físico o digital, deben ser destruidos de manera segura para cumplir con la legislación vigente y evitar graves consecuencias legales y reputacionales. Sin embargo, aún se cometen errores en este proceso, poniendo en riesgo la seguridad de los datos. En este artículo, te mostramos errores comunes en la destrucción confidencial y cómo puedes evitarlos.

Cometer estos errores puede poner en peligro tanto la reputación de la empresa (filtraciones de datos y pérdida de confianza de los clientes); como su supervivencia (multas millonarias). Toma buena nota, para no cometerlos.

1. No utilizar un proveedor certificado

Uno de los errores más frecuentes es intentar manejar la destrucción de documentos o soportes digitales de forma interna, sin contar con un proveedor especializado. Esto puede llevar a un manejo inadecuado de los residuos, aumentando el riesgo de filtraciones de datos.

¿Cómo evitarlo? Contratar un proveedor certificado, como DCD, garantiza que el proceso de destrucción cumple con las normativas UNE 15713 y DIN 66399. Además, estos proveedores emiten certificados de destrucción que acreditan el cumplimiento legal y ofrecen trazabilidad completa del proceso.

2. Destruir la información sin supervisión adecuada

Otro error habitual es no supervisar adecuadamente el proceso de destrucción. Esto ocurre cuando se confía en procedimientos poco seguros, como el uso de trituradoras domésticas o la contratación de servicios sin garantías.

¿Cómo evitarlo? Asegúrate de que el proveedor de destrucción confidencial ofrezca opciones como la destrucción in-situ, donde puedes presenciar el proceso, o la grabación del mismo para mayor tranquilidad. DCD ofrece todas estas garantías.

3. No seguir un protocolo claro de destrucción

La falta de un protocolo definido es otro error que puede dar lugar a la pérdida o exposición de datos. Algunas empresas no cuentan con procedimientos estandarizados para la eliminación de información, lo que incrementa el riesgo de errores humanos.

¿Cómo evitarlo? Implementa un protocolo claro que incluya:

  • Identificación del tipo de información a destruir.
  • Selección de un proveedor certificado.
  • Verificación del proceso de destrucción y recepción del certificado correspondiente.

4. No considerar la trazabilidad del proceso

La trazabilidad es fundamental para garantizar que los datos han sido destruidos correctamente y sin riesgo de recuperación. Sin embargo, muchas empresas no exigen a sus proveedores un sistema de seguimiento adecuado.

¿Cómo evitarlo? Asegúrate de que el proveedor elegido utilice sistemas que permitan el seguimiento completo del proceso, desde la recogida hasta la destrucción final. Esto ofrece mayor seguridad y facilita auditorías o inspecciones regulatorias. En DCD contamos con un sistema de trazabilidad que asegura la integridad del proceso de destrucción de principio a fin dándole al cliente la posibilidad de seguir todo el proceso.

5. Almacenar información sensible durante demasiado tiempo

Algunas empresas tienden a almacenar documentos y soportes digitales innecesariamente, lo que incrementa el riesgo de accesos no autorizados o robos de información.

¿Cómo evitarlo? Establece una política de retención de datos que defina cuándo y cómo destruir la información obsoleta. Esto te permitirá reducir el volumen de datos almacenados y mejorar la seguridad.

6. Desconocimiento de las normativas vigentes

El desconocimiento o incumplimiento de normativas como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) puede acarrear sanciones graves. Muchas empresas no son conscientes de las obligaciones legales que tienen en cuanto a la destrucción de datos confidenciales.

¿Cómo evitarlo? Infórmate sobre las normativas aplicables y asegúrate de que tu proveedor cumpla con todas ellas. Un proveedor como DCD ofrece garantías de cumplimiento legal y emite certificados que acreditan la correcta destrucción de datos.

Ventajas de contar con DCD para la destrucción confidencial

En DCD, contamos con más de 25 años de experiencia en la destrucción confidencial de soportes de información. Nuestro servicio se caracteriza por:

  • Rapidez: Destrucción en menos de 24 horas.
  • Eficacia: Maquinaria avanzada que cumple con las normativas más estrictas.
  • Confidencialidad: Seguridad y trazabilidad en cada etapa del proceso.
  • Compromiso: Emisión de certificados detallados y ajustados a la legislación vigente.
  • Innovación: Uso de tecnología de vanguardia para garantizar la máxima seguridad.

Si buscas un servicio de destrucción confidencial seguro y eficiente, confía en DCD. Solicita tu presupuesto sin compromiso a través de nuestra página web www.dcd.es. La destrucción confidencial, aunque sea el último paso, también forma parte de la protección de datos de tu empresa y debes tenerla muy en cuenta.

Evita errores comunes en la destrucción confidencial contando con un proveedor de calidad como DCD.

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