FAQ
PABLO MARTÍNEZ
Director grandes cuentas DCD
¿Qué es DCD?
DCD es la primera empresa española dedicada a la destrucción de documentación confidencial, nacimos en el año 1996 dentro de un grupo empresarial dedicado a la recuperación de papel y cartón.
Apoyados por la ley de protección de datos que existía en aquel momento que era la LORTAD y con el fin de poder ofrecer un servicio seguro y confidencial de calidad a empresas y organismos huyendo del tradicional servicio de recuperación de papel y cartón.
Además de papel,
¿Puedo destruir otros soportes?
Hay que tener en cuenta que actualmente el mayor volumen de destrucción está en soporte papel pero existen otros soportes que contienen información y son susceptibles de destrucción como pueden ser las cintas de backup, cds, dvds, pendrives, discos duros, móviles
Incluso en algunos casos llegamos a destruir uniformes de los cuerpos y fuerzas de seguridad para evitar que pueda ser usurpada su identidad en caso de una ineficiente destrucción
¿A qué riesgos someto a mi compañía sin una correcta destrucción?
Los riesgos son varios, en primer lugar: Tenemos el riesgo por protección de datos y las sanciones que puedan conllevar las cuales con la legislación actual pueden ser de hasta 600.000 euros y con la normativa europea de protección de datos que se ha aprobado y la cual se empezará a aplicar a partir de 2018 las sanciones se elevan considerablemente hacia los 20 millones de euros o al 4% de la facturación mundial de la compañía.
También existen riesgos penales para los responsables de las compañías en caso de no poner las medidas necesarias para evitar los riesgos por protección de datos y por último tendríamos el riesgo reputacional que afectaría considerablemente a la imagen de la compañía en caso de una divulgación no deseada
¿Cual es el proceso de destrucción de la información en formato papel?
Actualmente la ley de protección de datos obliga a las empresa a deshacerse de su documentación confidencial de una manera segura una vez deja de ser útil esa información para las organizaciones.
Así mismo el real decreto 1720 de la ley de protección de datos nos indica una serie de medidas de seguridad a aplicar en el proceso desde el almacenamiento con contenedores habilitados para el deposito y custodia de esa documentación y que eviten el acceso a la información depositada en su interior.
También medidas en el transporte que eviten el acceso a esa documentación mediante su transcurso hasta la planta de destrucción y en cuanto a la destrucción por último que esa documentación de destruya a un tamaño en concreto que evite el reconocimiento o recomposición de esa documentación una vez sometido al proceso de destrucción.
En caso de incendio en la instalación ¿qué pasaría con mi documentación?
En el caso de DCD no pasaría nada ya que DCD dispone de 9 instalaciones distribuidas por todo el territorio nacional, las mismas están replicadas con las mismas medidas de seguridad, además dispone de un plan de contingencias y continuidad de negocio que contempla este tipo de catástrofes y en el que se define perfectamente el plan de actuación a seguir:
Es decir en el caso de que la instalación de Madrid se incendiase y que requiriera de un mes para reparar todos los desperfectos del incendio el servicio se prestaría desde la delegación más cercana que en este caso sería la de Valencia y el cliente no tendría ninguna carencia de servicio en este sentido.
¿En qué empresa se debe confiar la externalización del servicio de destrucción confidencial?
Deberíamos de confiar siempre en una empresa especializada en destrucción confidencial y que esa actividad sea su única línea de negocio, tradicionalmente muchas organizaciones han encargado la destrucción de documentos a las empresas que habitualmente recogían el papel ordinario y el cartón en sus oficinas pero realmente las empresas dedicadas al mundo de la gestión de residuos o recuperación de papel y cartón.
Las instalaciones de este tipo de empresas no suelen estar confeccionadas con un criterio de seguridad que evite accesos indebidos, estas plantas suelen estar abiertas, suele haber libre circulación no hay áreas cerradas dejando la documentación expuesta al aire con lo que una ráfaga de viento podría sacarlas al exterior, se hace una manipulación y clasificación de ese papel por calidades con el fin de sacar la mayor rentabilidad a la materia prima y no con un criterio de destrucción inmediata como lo puede hacer una compañía de destrucción confidencial
¿En que se diferencian los distintos proveedores de destrucción de documentación?
Dentro del entramado de empresas dedicadas a la destrucción de documentos, encontramos empresas más exigentes y otras menos exigentes, a la hora de elegir el partner adecuado de destrucción de documentos deberíamos de fijarnos en los siguientes puntos clave:
En primer lugar la solvencia económica de la compañía, ya que en el caso de algún incumplimiento por protección de datos que derive en una sanción una compañía con capital social reducido, difícilmente podría hacer frente a esas obligaciones
En segundo lugar deberíamos de verificar (y si es presencialmente mejor) de los medios y las medidas de seguridad que aplica esta empresa en su proceso, ver que esa compañía dispone de las medidas adecuadas para mantener la confidencialidad y que dispone de la capacidad suficiente para asumir la destrucción de toda la documentación que recoge habitualmente.
Otro aspecto importante a tener en cuenta sería la trazabilidad del servicio, que esta empresa pudiera dar un seguimiento adecuado desde la recogida de la documentación, indicando a qué hora se recoge un contenedor con una numeración concreta, disponer de una trazabilidad en cuanto a transcurso hasta la planta de destrucción mediante un seguimiento de GPS, inclusive también disponer de la hora de destrucción de ese registro que se ha indicado anteriormente en el momento de la recogida, dar el cierre cuando se haga la destrucción de dicho contenedor indicando también la numeración y el momento exacto en el que se destruye esa documentación.
Un aspecto de trazabilidad adicional sería presenciar in-situ la destrucción de esa documentación inclusive que se pueda realizar la filmación de la destrucción para poder verla en diferido.
¿Es más conveniente comprar una destructora o contratar a una empresa de destrucción de documentos?
Dependerá del tamaño de la organización, el número de empleados y la cantidad de documentos que emita esa compañía hay que tener en cuenta que en compañías con un número de empleados bastante bajo (3,4 empleados) es muy fácil que estos empleados cumplan a «rajatabla» los procedimientos de seguridad establecidos en cuanto a la destrucción de documentos. Pero cuando encontramos organizaciones con gran cantidad de empleados, va a ser muy complicado controlarlos a todos y que todos actúen de una manera estricta conforme a las normas establecidas por la compañía.
De manera que lo que tenemos que intentar hacer es ponerle fácil esta tarea, y no añadirle tareas adicionales de destrucción que en muchos casos conllevan de 10 a 15 minutos en la jornada laboral y simplemente con un contenedor, en el que ellos con el único gesto de depositar el documento en el interior se olviden y tengan la tranquilidad de que la compañía que va a recoger esos contenedores va a realizar la función de una manera adecuada y con completa profesionailidad.
¿Es obligado destruir la información confidencial y la protegida por la LOPD?
Por supuesto, ya que el incumplimiento en materia de protección de datos puede conllevar sanciones de hasta 600.000 euros con la actual legislación, hay que tener en cuenta también que se ha aprobado el nuevo reglamento europeo de protección de datos el cual se aplicará en 2018 y que eleva considerablemente las sanciones hasta los 20.000.000 euros o el 4% de la facturación global de la compañía del año anterior, cualquiera de las dos sanciones, la que más elevada sea.
Además en el caso de una divulgación indeseada de información, nuestra empresa puede aparecer en los medios con la consecuente perdida de reputación de nuestra compañía.
¿La destrucción la puede hacer cualquier empresa?
Lo recomendable es que la destrucción la realice una empresa especializada en destrucción de documentos que reúna una serie de mínimos adicionalmente a las medidas de seguridad que se establecen en el real decreto 1720 de la LOPD existen normativas de referencia en destrucción documental como es la norma UNE 15613 que además de recalcar las medidas de seguridad reflejadas en el real decreto, las amplía tanto en medios indicando inclusive como se han de confeccionar las instalaciones y que medidas de seguridad deben de reunir también en los procesos poniendo como límite las 24 horas para la destrucción de esa documentación desde el momento de su recogida.
También en cuanto a la superficie del tamaño de la partícula destruida dándonos una referencia de que tamaño se consideran confidenciales y también yendo más allá la selección del personal.