Las filtraciones de datos aumentan cada año en todo el mundo. Además, la legislación en cuanto a manejo, almacenamiento y protección de datos personales está en continuo cambio. Por ello, debes conocer los archivos confidenciales que siempre debes destruir de forma segura.
Los riesgos pueden ser altos si la información comercial o del cliente se almacena o elimina incorrectamente o se ve comprometida.
Mediante la implementación de un sólido proceso interno de gestión de documentos que incluya una práctica de eliminación segura, las empresas pueden ayudar a mitigar la creciente amenaza para la seguridad de los datos corporativos, de los empleados y de los clientes.
El método más fiable es la destrucción segura, que ayuda a garantizar que la información confidencial se destrulle de forma irrecuperable.
En este artículo, exploramos los diferentes tipos de archivos confidenciales que siempre debes destruir de forma segura. También discutimos los desafíos de su industria, brindamos orientación sobre los períodos de retención y destacamos la importancia de verificar la legislación local.
Contenidos
Tipos de archivos confidenciales que siempre debes destruir de forma segura
Recomendamos la trituración segura para destruir documentos en papel. Para asegurar que la información confidencial siga siendo confidencial, se debe triturar de forma segura una amplia gama de documentos.
Los registros financieros, como extractos bancarios, formularios de impuestos y recibos de tarjetas de crédito, contienen información financiera confidencial que podría usarse para realizar robos o fraudes.
Los datos de los clientes, incluida la información personal y financiera, también deben eliminarse de forma segura para proteger la privacidad de las personas.
Los archivos de los empleados, incluidas las revisiones de trabajo, los registros disciplinarios y la información salarial, contienen detalles confidenciales que deben salvaguardarse para proteger la privacidad de los empleados.
La información patentada y la propiedad intelectual, como los documentos de investigación y desarrollo, los diseños de productos y los secretos comerciales, son activos valiosos que deben destruirse para evitar que competidores o personas no autorizadas obtengan acceso.
Ejemplos específicos
Diferentes industrias enfrentan desafíos diferentes cuando se trata de la eliminación de documentos, y muchas empresas almacenan y procesan documentos específicos que solo ellos manejarían.
Las instituciones financieras como los bancos manejan grandes cantidades de datos financieros. Triturar los registros financieros, las solicitudes de préstamos y los informes crediticios es esencial para evitar el robo de identidad y mantener la confianza de sus clientes.
Las organizaciones de atención médica procesan registros médicos altamente confidenciales que contienen información privada del paciente, cuyo nivel puede variar según el sistema de salud del país.
La trituración adecuada de registros médicos, documentos de seguros e información de recetas es crucial para cumplir con las regulaciones de atención médica de la mayoría de los países.
Las firmas legales se ocupan de una amplia gama de documentos confidenciales, como contratos de clientes, presentaciones judiciales y correspondencia legal. Triturar documentos legales como estos garantiza la confidencialidad del cliente y protege la información legal confidencial para que no caiga en las manos equivocadas.
Otros sectores, incluidos el comercio minorista, la hostelería y el comercio electrónico, recopilan, almacenan y procesan datos de clientes, como nombres, direcciones e información de tarjetas de crédito. Triturar los registros de los clientes después del período de retención requerido ayuda a mitigar el riesgo de filtraciones de datos y acceso no autorizado.
Orientación sobre los períodos de retención
Comprender los períodos de retención apropiados para los diferentes tipos de documentos es crucial para el cumplimiento normativo y la gestión eficiente de registros.
Retener documentos más allá de su período de retención necesario y retrasar su destrucción almacenándolos indefinidamente puede dejar cualquier negocio expuesto a filtraciones de datos y sanciones monetarias.
Al seguir las pautas de retención y destruir los documentos innecesarios, se minimiza la carga de almacenamiento, se reduce el riesgo de sanciones financieras y se mantiene el cumplimiento de los requisitos legales.
Importancia de comprobar la legislación local
Las regulaciones y requisitos de protección de datos pueden variar de una jurisdicción a otra. De un país a otro, e incluso de una comunidad autónoma a otra.
Para garantizar el cumplimiento de las leyes locales, es esencial que las empresas se mantengan actualizadas sobre las normas de retención y eliminación de documentos.
Verificar la legislación local relacionada con la protección de datos y la privacidad permite a las organizaciones alinear sus prácticas de destrucción con las regulaciones específicas que afectan sus operaciones.
Al mantenerse informados y cumplir, las empresas pueden protegerse a sí mismas y a sus clientes de los riesgos legales y de reputación.
En una era en la que las empresas permanecen en alerta máxima de una violación de datos y cuando el acceso no autorizado a la información confidencial es generalizado, es crucial que las empresas prioricen la protección de datos.
La implementación de prácticas adecuadas de destrucción de archivos confidenciales es un paso esencial para proteger la información confidencial y mantener la confianza del cliente.
Al comprender los tipos de documentos que deben destruirse, considerar los desafíos de cada industria, seguir las pautas de retención y mantenerse informados sobre la legislación local, las organizaciones pueden mejorar sus esfuerzos generales de protección de datos.
Trabajar con profesionales de destrucción confidencial de información ayudará a garantizar que las empresas se beneficien de una cadena de custodia segura para su información confidencial, junto con el cumplimiento de las normas de protección de datos en evolución.
DCD se compromete a ayudar a las empresas a proteger su información confidencial mediante la destrucción segura de documentos. Nuestros servicios profesionales garantizan que los archivos confidenciales se destruyen sin posibilidad de recuperación, ayudando a cumplir con los requisitos legales y salvaguardando los datos.
Ponte en contacto con nosotros para obtener más información sobre nuestras soluciones de destrucción adaptadas a diferentes industrias y así fortalecer tus prácticas de protección de datos.
