Hoy día, muchas empresas optan por contratar servicios de empresas de destrucción confidencial como DCD para que sus documentos inservibles en formato papel o digital se destruyan de forma segura y profesional de forma regular. Pero muchos prefieren una destrucción única.
Se puede tener una necesidad menos frecuente, o se puede estar en medio de una mudanza o limpieza de oficina donde los documentos nos han desbordado.
Para una destrucción que hemos programado para una sola vez, un representante de DCD certificado se desplazará al lugar acordado para cargar en nuestros vehículos todos los documentos, discos duros y medios recopilados que llegarán a nuestras instalaciones donde serán destruidos. Toda nuestra maquinaria está preparada para destruir papel y medios digitales de forma segura.
Después de la destrucción de documentación el espacio mejorará en el entorno laboral para empleados y clientes, y también tendrá un impacto significativo en la seguridad de la información.
Pero, ¿cómo podemos marcar la diferencia?
- Reducir el error humano: preparar una destrucción única significa que no tendremos documentos en exceso ni desordenados, como papeles sueltos o en cajas a la vista, discos duros, memorias USB, etc. Ha quedado demostrado en numerosas ocasiones que el desorden es una distracción y deshacerse de él ayudará a los empleados a hacer su trabajo de manera más efectiva y a cometer menos errores. El Informe Data Security Incident Response 2017 de BakerHostetler mostró que los errores y/o acciones de los empleados representan el 32% de los incidentes de las violaciones de datos.
- Mejor protección contra robos: Archivadores antiguos en pasillos, años de correos electrónicos antiguos e información confidencial apilada en estanterías y escritorios o visibles en pantallas de ordenador, serían considerados datos potencialmente valiosos para estafadores y ladrones de información. Poner salvaguardas físicas ayudará, pero también lo hará ordenar la empresa y tener una destrucción segura. Sería conveniente implementar una política de escritorio limpio.
- Cumplir con la ley de protección de datos: simplemente tirar los documentos o aferrarse a ellos podría poner en peligro a una empresa, en cuanto a la LOPD y al futuro reglamento europeo.
- Certificado de destrucción: Después de haber destruido todos los documentos, en DCD emitimos un Certificado de Destrucción dónde se confirma que los materiales han sido destruidos y que la ley cumple con las leyes establecidas.
- Gestión segura de documentos: los documentos que contienen información de identificación personal nunca deben almacenarse en áreas de fácil acceso. Una vez ordenados y clasificados todos los documentos la empresa debe adoptar un proceso de administración de documentos para ayudar en los flujos de trabajo diarios y los requisitos de almacenamiento.
