Un solo archivo abierto, un número de teléfono y un nombre escritos en una nota de post-it dejada en el escritorio, una copia de recibo tirada en la «basura» en lugar de en el contenedor de información confidencial … Todos estos son ejemplos simples de cómo podría ocurrir una brecha de seguridad en tu información confidencial.
Hoy en día es muy importante cumplir con la normativa vigente en relación a la protección de datos y seguir los pasos correspondientes para garantizar que la información de clientes, proveedores o trabajadores no se ponga en peligro.
Esto nos lleva a la pregunta de qué pasos se deben tomar para garantizar que los documentos se manejen correctamente y disminuyan el riesgo de una brecha de seguridad. ¿Cuáles son los pasos adecuados para garantizar que se siguen las políticas y se protege la información confidencial del negocio?
Evitar una brecha de seguridad en la información confidencial
A continuación, encontrarás algunos consejos para evitar una brecha de seguridad con los datos confidenciales de tu negocio.
- Políticas de acceso a los datos: hay que seguir unas pautas estrictas de quién debe tener acceso y manejar los documentos confidenciales de la empresa. Solo el personal que usa los documentos debe tener acceso a la información. Permitir el acceso de todos solo aumenta el riesgo de exposición a una brecha de seguridad.
- Capacitación del personal: la capacitación adecuada del personal es una parte crítica del proceso de manejo de documentos. Muchos pueden dar por sentado que las personas simplemente «conocerán» el proceso, lo que provocará un colapso en la comunicación que puede resolverse fácilmente. La implementación de un programa de capacitación para el nuevo empleado con respecto al manejo de la información confidencial y la expectativa de cómo deben manejarse y desecharse, puede aportar claridad y comprensión al proceso. Mantener a todo el personal al día sobre los cambios de política de manejo de datos y una actualización de la política actual es siempre una excelente manera de recordar, a todos, la importancia del manejo adecuado de los documentos.
- Política de destrucción confidencial de documentos: una excelente manera de garantizar que toda la información confidencial se elimine correctamente es a través de una política de destrucción confidencial de documentos. Esta política establece que todos los documentos de cualquier tipo deben colocarse en un contenedor seguro de destrucción de documentos. Además, también es una política respetuosa con el medio ambiente, ya que los documentos se triturarán y se reciclarán.
- Colocación del contenedor de destrucción: para que cualquier plan de destrucción tenga éxito, se deben utilizar los contenedores seguros de destrucción de documentos. Ayuda al personal a seguir el proceso colocando contenedores de destrucción en lugares convenientes, visibles y accesibles en toda la instalación.
Con estos sencillos consejos podrá implantar una política segura de destrucción de documentos y eliminar así el riesgo de sufrir una brecha de seguridad en su negocio. Estos consejos son aplicables a cualquier tipo de negocio, desde la sanidad hasta el sector industrial.
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