La conservación de historias clínicas es uno de los temas que causa más dudas en profesionales y centros médicos. Saber cuándo se puede hacer un expurgo de documentos médicos y qué destruir es muy importante para el buen funcionamiento de cualquier centro.
Los hospitales, clínicas, laboratorios, farmacias o consultas tienen la obligación de custodiar correctamente y según los protocolos establecidos, todos los datos de los pacientes. Pero ¿hasta cuándo se deben conservar las historias clínicas?
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Plazos de conservación de historias clínicas
La conservación de historias clínicas es competencia de cada comunidad autónoma, sin embargo, hay un marco legal común a todas ellas: la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica.
En dicha normativa se establece que el plazo mínimo de conservación de la historia clínica es de 5 años desde que se realizó la última interacción con dicho paciente. Sin embargo, hay otras comunidades autónomas que establecen plazos más largos como Cataluña y Navarra con 20 años o Navarra con 15.
Una vez que ha pasado su tiempo de conservación y las historias clínicas están obsoletas, es necesario llevar a cabo un proceso de expurgo de documentos médicos. Dicho proceso debe contar con la destrucción confidencial de todos los documentos que ya no sean necesarios.
Para ello, es necesario contratar un servicio profesional de destrucción confidencial como el que ofrece DCD. Con su completo sistema de trazabilidad asegura la integridad del proceso de destrucción de principio a fin dándole al cliente la posibilidad de seguir todo el proceso.
Expurgo de documentos médicos
La informatización o digitalización de los archivos médicos es una práctica muy utilizada hoy en día. Por ello, se puede realizar un expurgo de documentos médicos cuando los documentos en papel han sido debidamente digitalizados.
Este expurgo de documentos médicos también debe ser realizado por una empresa profesional que asegure la integridad de los documentos y de los datos confidenciales que contienen en todo momento.
DCD facilita a todos sus clientes unos contendores seguros en los que depositar los documentos que deben destruirse y que serán recogidos por nuestro personal, debidamente identificado y trasladados hasta nuestras instalaciones.
Los documentos serán destruidos en el plazo máximo de 24 horas desde la llegada a nuestras instalaciones y se emitirá un certificado de destrucción confidencial en el que quedarán reflejados todos los datos de la destrucción.
En DCD somos especialistas en Destrucción Confidencial en el sector sanitario, confía en nosotros y estarás cuidando la privacidad de todos tus pacientes.
Historias clínicas ante el fallecimiento del facultativo
La Agencia Española de Protección de Datos ha aclarado en un informe en qué situación quedan las historias clínicas de los pacientes de un facultativo fallecido. Podemos establecer dos tipos de pacientes: los que son exclusivos del facultativo y los que comparte con la clínica.
En el primero de los casos, los herederos son los responsables del tratamiento de datos. El centro sanitario puede acceder a estas historias bajo algunos supuestos:
- Obteniendo el consentimiento expreso de los interesados para la cesión.
- Actuando como facultativo/s que pretenden acceder en una nueva actividad de diagnóstico o tratamiento a solicitud del paciente.
- A través de un contrato de encargado del tratamiento.
- Acudiendo a los colegios profesionales de médicos que ofrecen determinados servicios cuando un facultativo ha cesado en su actividad profesional.
En el caso de los pacientes compartidos entre el facultativo y la clínica, el centro sanitario será responsable del tratamiento con las obligaciones inherentes a tal condición. De esta manera el centro sanitario es el encargado de cumplir con todos los casos expuestos anteriormente.
