Normalmente tendemos a acumular documentos en carpetas en el archivo de nuestra empresa y solo destruirlos cuando necesitamos más espacio, pero ¿cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa?
Para poder responder a esta pregunta debemos abordar los documentos desde diferentes clasificaciones: documentos mercantiles, tributarios, fiscales u otra documentación específica que contenga datos confidenciales.
Contenidos
¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa?
Documentos mercantiles
En este apartado nos referimos a: libros de contabilidad, correspondencia, documentación sobre la empresa y otros justificantes que hagan referencia al ámbito mercantil. En este caso, el Código de Comercio obliga a las empresas a guardar esta documentación durante 6 años.
Sin embargo, por si en el futuro es necesario hacer algún tipo de consulta, es recomendable guardar los registros contables de forma indefinida. Aunque con la tecnología de la que disponemos hoy en día, es posible guardar estos registros en copias digitales, para ocupar menos espacio de almacenamiento en archivos.
Documentos fiscales
En general, la normativa fiscal marca que los documentos referentes a impuestos y declaraciones tienen un plazo de prescripción de 4 años, que empiezan a contar desde el momento que se presentan a la administración correspondiente.
Sin embargo, en el caso de que se presenten pérdidas o deducciones, el plazo de prescripción aumenta hasta los 10 años.
Facturas
La Ley General Tributaria establece que todas las empresas y profesionales tienen la obligación de conservar facturas o documentos equivalentes durante un plazo de 4 años.
Sin embargo, la normativa de prevención de blanqueo de capitales marca que el plazo de conservación será de diez años.
Otros documentos
Antes de la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) el resto de documentos, que contenían datos personales de clientes, trabajadores o proveedores, no tenían un plazo de destrucción estipulado.
Sin embargo, desde la llegada del RGPD se obliga a las empresas a establecer una fecha a partir de la cual estos documentos deben ser destruidos de forma segura. Además, la empresa debe ser capaz de destruir de forma segura los datos personales que acumula, a petición del individuo en cuestión.
Con esta clasificación hemos tratado de responder a la pregunta de cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa. Una vez que haya llegado la fecha de prescripción de los documentos, lo mejor es contratar un servicio de destrucción confidencial para destruir los archivos de forma segura.
Con la destrucción segura de documentos aseguras que tu empresa o negocio cumple con la legislación vigente en materia de protección de datos.
