La mayoría de las empresas que ofrecen productos y servicios trabajan a diario con albaranes, para justificar sus servicios o para la recepción de mercancías. Pero ¿qué hacemos con ellos? Cuando están obsoletos es necesaria la destrucción confidencial de albaranes.
Los albaranes siempre contienen datos confidenciales de clientes y proveedores o de la propia empresa, que pueden ser peligrosos si caen en malas manos. Por ello, hoy te vamos a explicar cómo destruir estos documentos de forma segura y proteger a tu empresa.
Algunas empresas, como las pertenecientes al sector logístico o el sector alimentario, son las que más utilizan este tipo de documentos y deben prestar atención a su gestión y destrucción.
Gestión y uso de albaranes
Un albarán es un documento oficial, que nos permite justificar que se ha realizado un servicio o se ha entregado un producto, para poder reclamar un cobro. O que nos permite reclamar que un envío no se ha realizado o un producto no ha llegado, si no lo tenemos firmado.
El albarán es un documento mercantil, por lo que no tiene valor a efectos tributarios, para ello, tenemos las facturas. Sin embargo, hay ocasiones en las que debemos conservar el albarán junto a la factura, ya que en esta última no se detallan los productos o servicios contratados.
En estos casos, la Ley de Comercio especifica que las facturas debes conservarse durante al menos 6 años. En los casos en los que en la factura incluye toda la información, no es obligatorio guardar los albaranes.
Sin embargo, es recomendable guardar los albaranes de productos o servicios vendidos hasta que el producto ha sido recibido en condiciones por el comprador y pagado. O en el caso de servicios hasta que el mismo ha terminado y ha sido pagado al completo.
En el caso de albaranes por productos o servicios contratados, también es conveniente conservarlos hasta que hemos consumido o usado los productos; o hasta que el servicio ha sido disfrutado por completo.
Destrucción confidencial de albaranes
Una vez que los albaranes, ya sea en formato físico o digital, ya no sirven, o están obsoletos, es necesario destruirlos de forma segura, para proteger los datos confidenciales que aparecen en cada uno de ellos.
La destrucción confidencial de albaranes se debe hacer por parte de una empresa de destrucción confidencial profesional, para evitar que los datos caigan en malas manos y puedan ser utilizados para robo de identidad y otros fraudes.
En DCD ofrecemos contenedores seguros a nuestros clientes, donde pueden depositar los albaranes obsoletos, hasta que son transportados a una de nuestras plantas de destrucción, para su completa eliminación.
Si necesitas un servicio de destrucción confidencial de albaranes no dudes en ponerte en contacto con nosotros. En DCD somos la empresa líder en España en destrucción de documentos certificada.
