Las nóminas, contratos y otros documentos de recursos humanos deben guardarse durante un periodo mínimo de tiempo para cumplir con la legislación laboral. Pero cuando ya no son útiles, es necesaria la destrucción confidencial de documentos de recursos humanos.
Los documentos de recursos humanos contienen una gran cantidad de datos confidenciales: nombres, apellidos, teléfonos, cuentas bancarias, direcciones, información financiera… Por ello no pueden ir a la papelera sin más, cuando ya no son útiles.
Es decir, una vez transcurrido el plazo de conservación, es esencial contar con los servicios de una empresa profesional de destrucción confidencial, como DCD. Para garantizar el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos.
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Conservación de documentos de recursos humanos
Las empresas tienen que guardar los documentos de recursos humanos durante un periodo de tiempo mínimo, según la legislación vigente. Pero cada uno de ellos tiene un plazo de conservación diferente:
- Control horario: un mínimo de cuatro años.
- Contratos de trabajo: un mínimo de cuatro años, pero es aconsejable un periodo de 6 años.
- Recibos de nóminas: un mínimo de 5 años.
- Boletines de cotización de la Seguridad Social: un mínimo de 5 años.
- Programas de desarrollo de carrera y gestión del talento: un mínimo de 4 años.
- Datos de candidatos no seleccionados: un mínimo de 3 años.
- Datos de trabajadores temporales: un mínimo de 4 años.
- Descripciones de las infracciones laborales: un mínimo de 3 años.
- Copia de los documentos de identidad de los ciudadanos extranjeros: un mínimo de 4 años.
Destrucción confidencial de documentos de recursos humanos
Una vez superado este plazo de conservación, para hacer más manejable la documentación y evitar fugas de datos; lo más recomendable es destruirlos de forma confidencial y segura.
DCD ofrece un servicio de destrucción confidencial que cumple con toda la normativa vigente en protección de datos, y permite a la empresa proteger su reputación y evitar fugas de datos.
En DCD se encargan de asegurar todo el proceso, mediante un completo sistema de trazabilidad. Que garantiza que no se produce ningún acceso indebido a la información que se va a destruir.
Todos los documentos son destruidos en un plazo máximo de 24 horas desde que llegan a las instalaciones. Para finalizar se entrega un certificado de destrucción segura que acredita todo el proceso.
Este proceso de destrucción confidencial puede ser puntual o estar programado para realizarse con la periodicidad requerida por el cliente.
En DCD somos la empresa de referencia en el sector de la destrucción confidencial de soportes de información. Si necesitas un servicio de destrucción confidencial de documentos de recursos humanos, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
