Los documentos mercantiles son fundamentales en el funcionamiento de cualquier empresa. Pero ¿qué hacer con ellos cuando ya no son necesarios? Vamos a conocer todo sobre la destrucción confidencial de documentos mercantiles.
Los documentos mercantiles son todos aquellos que sirven para legitimar las transacciones y operaciones comerciales de una empresa en los justificantes de la contabilidad. Entre ellos se encuentran: recibos, facturas, notas de crédito, albaranes…
Los documentos mercantiles pueden dividirse en dos grandes categorías:
- Documentos mercantiles negociables: aquí encontramos todos los documentos que se pueden negociar con una entidad financiera para descontar antes de su vencimiento como cheques, pagarés o letras de cambio.
- Documentos mercantiles no negociables: son los que no admiten negociación como recibos, facturas, notas de crédito o albaranes. Tienen valor testimonial jurídico.
Al tratarse de documentos importantes y con valor testimonial jurídico, deben conservarse por ley durante un periodo de tiempo mínimo. En concreto, el artículo 30 del Código de Comercio establece que deben conservarse durante un mínimo de seis años desde el último asiento.
Este plazo debe respetarse, aunque el titular de la empresa fallezca o se jubile. Incluso en el caso de que la sociedad desaparezca, los liquidadores deben mantenerlos durante dicho periodo de tiempo.
Destrucción confidencial de documentos mercantiles
Una vez que ha pasado ese periodo de tiempo, mantener los documentos que ya no son necesarios puede ser un riesgo para la empresa. Ya que pueden producirse accesos indebidos a la misma, que pongan en riesgo su privacidad y buen funcionamiento.
Por ello, cuando estos documentos ya no son útiles, es necesaria la destrucción confidencial de documentos mercantiles, llevada a cabo por especialistas en el campo de la destrucción confidencial, como DCD.
En DCD nos encargamos de asegurar todo el proceso, mediante nuestro completo sistema de trazabilidad. Que garantiza que no se produce ningún acceso indebido a la información que se va a destruir.
Todos los documentos son destruidos en un plazo máximo de 24 horas desde que llegan a nuestras instalaciones. Para finalizar se entrega un certificado de destrucción segura que acredita todo el proceso.
Este proceso de destrucción confidencial puede ser puntual o estar programado para realizarse con la periodicidad requerida por el cliente.
En DCD somos la empresa de referencia en el sector de la destrucción confidencial de soportes de información. Si necesitas algún servicio de destrucción confidencial, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
