Todas las empresas, sean del tamaño y el ámbito que sean, generan una gran cantidad de documentos en su actividad diaria, la mayoría relacionados con la administración. Hoy os vamos a hablar de la destrucción de documentos contables.
Normalmente esta documentación se va archivando y se suele dejar olvidada hasta que en el archivo no hay más sitio. Pero, ¿cuándo se puede realizar la destrucción de documentos contables?
Una vez que hemos decidido que es necesario hacer una limpieza del archivo, debemos tener en cuenta qué documentación destruir y cómo. Para ello, el primer paso es conocer los plazos que establecen la Agencia Tributaria y el código de comercio para guardar la información del negocio.
Conservación de la documentación contable
El primer plazo que debemos tener en cuenta a la hora de conservar los documentos contables de una empresa es el que establece el Código de Comercio. Según el artículo 30 se deben conservar durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos, los libros, correspondencia, documentación y justificantes de la empresa.
Dentro de los libros obligatorios encontramos diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios. En los libros no obligatorios tenemos el Mayor, registros de IVA…
Además, también se deben de guardar los justificantes de las operaciones anotadas en los libros como: (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.
La siguiente obligación de conservación de documentos fiscales es la que establece la Agencia Tributaria. Los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios (IVA, IRPF…), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros y otros justificantes con trascendencia fiscal, deben guardarse durante un periodo de 4 años.
Destrucción de documentos contables
Una vez que estos plazos generales y otros más específicos han prescrito es hora de eliminar la documentación contable que ya no es necesaria para la empresa. Sin embargo, esta documentación contiene datos confidenciales que si caen en malas manos, o se destruyen de manera incorrecta, pueden ocasionar un gran prejuicio a la entidad.
Por ello, la práctica más recomendada es contratar una empresa de destrucción de documentación certificada como DCD.
En DCD cumplimos con toda la normativa vigente en materia de seguridad, confidencialidad y protección de datos, para que tu documentación esté segura desde el momento que sale de tus oficinas.
Además, destruimos la documentación en un plazo máximo de 24 horas cumpliendo con la normativa vigente, para que la documentación sea imposible de reconstruir. A la finalización de la destrucción te ofrecemos un certificado de destrucción segura.
Puedes ponerte en contacto con nosotros para pedir tu presupuesto de destrucción confidencial sin compromiso.
