El papel sigue siendo uno de los principales soportes en los que las empresas y organizaciones almacenan sus datos más importantes. Esta práctica lleva a las empresas a acumular una gran cantidad de papel, pero en ocasiones, no todas saben qué se debe hacer con él cuando ya no es útil. Por eso, hoy te explicamos paso a paso en qué consiste la destrucción de documentos segura.
La gestión documental es un punto muy importante para el buen funcionamiento de cualquier empresa; ya que así se puede evitar la pérdida o robo de datos confidenciales. Contar con un buen servicio de destrucción confidencial de documentos es clave, para la seguridad y para cumplir con la legislación vigente.
Contenidos
Proceso de destrucción de documentos
Contenedores seguros
En primer lugar, hay que saber que cada empresa o entidad tiene unas necesidades específicas de destrucción de documentos. Por ello, se puede solicitar una recogida puntual o un servicio regular, que recogerá los documentos que se vayan a destruir de forma periódica.
Estos documentos, ya sean para una recogida puntual o periódica, son recogidos y transportados en contenedores seguros, para que todas las empresas que contratan estos servicios puedan estar segura de la confidencialidad del proceso.
Estos contenedores se encuentran sellados y nadie puede acceder a su interior, por lo que todos los empleados pueden estar seguros de que cuando depositan dentro un papel, es como si lo hubieran destruido.
Recogida y transporte seguro
Una vez que la documentación está dentro de los contendores, estos son recogidos y transportados de manera segura y rápida hacia las instalaciones de destrucción de documentos confidencial. El transporte es cerrado, adoptando las medidas necesarias que eviten la sustracción, pérdida o accesos indebidos.
Los vehículos en los que se transportan los documentos están equipados con localización GPS, para saber en todo momento donde se encuentra la documentación confidencial. Además de inmovilización electromecánica, conforme a la normativa vigente.
Estos vehículos trasladan los contenedores a las instalaciones de destrucción confidencial y son custodiados hasta el momento de la destrucción de documentos.
Destrucción de documentos
A la llegada de los documentos a las plantas de destrucción, se procede a la descarga de contenedores en recinto cerrado y compartimentado. Previo a la destrucción, se realiza la lectura de los precintos y se registra la hora de recepción.
El último paso es la destrucción de documentos, tras la que se entrega un certificado de destrucción, dónde quedan reflejados la trazabilidad y el tamaño de partícula de la destrucción. Además, el cliente puede solicitar que el proceso de destrucción sea filmado.
Al final de la destrucción, las partículas resultantes son destinadas a fábricas de reciclaje, para realizar la mejor gestión ambiental posible.
Empresa de destrucción de documentos
Leyendo este proceso habrás comprobado la importancia de destruir los documentos de tu empresa de forma segura. Para ello, asegúrate de contratar una empresa profesional, que cuide la seguridad de tu empresa, como DCD.
DCD es una empresa de destrucción confidencial de documentos, que cumple con toda la normativa vigente en cuanto a la destrucción segura y a la protección de datos.
