Todas las empresas que almacenan datos personales de clientes, trabajadores o proveedores en papel deben utilizar la destrucción de papel segura, para cumplir con lo estipulado en la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Si se incumple la LOPD, las multas pueden llegar a ascender a los 600.000€.
Pero, ¿cómo se realiza la destrucción de papel de forma segura? Existen varias alternativas que pueden utilizar las empresas; sin embargo, existen algunas más recomendables que otras. A continuación, te mostramos las diferentes opciones que puedes utilizar.
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Contratar una empresa de destrucción de papel
Existen empresas, como DCD, que prestan el servicio de destrucción de papel de forma segura. Estas empresas se encargan de recoger los documentos confidenciales en contenedores seguros, trasladarlos hasta sus instalaciones y una vez allí, realizar la destrucción de papel segura y confidencial.
Una vez finalizado el proceso de destrucción, estas empresas entregan un certificado de destrucción, con el que las empresas podrán acreditar ante la Agencia Española de Protección de Datos, que han realizado este procedimiento de forma segura y confidencial.
Instalar una trituradora de papel en la oficina
Hay muchas empresas que piensan que instalando su propia trituradora de papel en la oficina es suficiente para cumplir con la LOPD; sin embargo, dependiendo del tipo de empresa habrá que recurrir a un tipo de trituradora u otro.
Las trituradoras que hacen tiras grandes de papel no son adecuadas para este servicio, ya que en algunas ocasiones este tipo de destrucción permitiría la reconstrucción de los documentos. Es necesario utilizar un tipo de máquina más profesional, que destruya los documentos en pequeñas partículas que no puedan ser reconstruidas.
Destruir el papel en la propia oficina también supone otras desventajas, como el ruido que se genera y la necesidad de que una persona se encargue de este proceso que, dependiendo del volumen de documentos, puede llegar a ser muy costoso en tiempo.
Además, la empresa no contará con el certificado de destrucción segura que otorgan las empresas de destrucción confidencial como DCD.
Otras alternativas para la destrucción de papel
Si la empresa quiere cumplir con LOPD de forma correcta, no existen muchas más opciones para destruir el papel de forma segura. Otras alternativas como tirarlo en contenedores de reciclaje o quemarlo suponen el riesgo de incumplir la LOPD.
Sin ninguna duda, la mejor opción para una empresa que desea una destrucción de papel segura y confidencial es contratar los servicios de una empresa de destrucción de documentos. De esta forma se asegura de que cumple con la LOPD y es imposible que nadie robe datos confidenciales de sus documentos.
