La digitalización de documentos implica pasar la información en papel a formato digital. Pero el trabajo no es tan sencillo. Hay que elegir el método más adecuado y saber qué hacer posteriormente con la documentación digitalizada.
Hoy vamos a repasar todo lo que debes saber sobre el proceso de digitalizar documentos, para hacerlo de forma correcta y útil para tu empresa o entidad.
Con el auge del teletrabajo y la digitalización de los puestos de trabajo cada vez se hace más necesario poder acceder a ciertos documentos de forma telemática. Es por ello, que la digitalización de documentos está aumentando en los últimos años.
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¿En qué consiste la digitalización de documentos?
La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Esto puede suponer un gran ahorro de espacio (eliminación de salas de archivos) y mejorar la efectividad, si los documentos digitalizados se ordenan de forma eficiente.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que, para algunos tipos de documentos, como facturas, debemos tener una firma digital validada por la Agencia Tributaria Española (AEAT), para que el documento digital tenga el mismo valor que el físico.
Para llevar a cabo este proceso nos puede ayudar un programa de gestión documental, que nos permite crear un sistema óptimo de almacenamiento de la información, para que posteriormente se pueda recuperar de forma sencilla.
¿Qué hacer después de la digitalización de documentos?
Una vez que los documentos están digitalizados y son completamente válidos, tendremos una gran cantidad de documentos en papel que ya no serán necesarios. Sin embargo, no podemos deshacernos de ellos de cualquier manera.
Para estar seguro de que esa documentación se destruye de forma segura y no hay ninguna brecha de seguridad, lo mejor es contratar un servicio certificado de destrucción confidencial como el que ofrece DCD.
DCD pone a disposición de sus clientes contenedores seguros, en los que depositar los documentos físicos a medida que se van digitalizando. De esta manera aseguramos que no se producen accesos indebidos a los documentos digitalizados.
Una vez que el proceso de digitalización ha terminado y los documentos no necesarios están dentro de los contenedores, estos se trasladan hasta nuestras instalaciones, con las máximas medidas de seguridad.
Una vez que recibimos los contenedores, los documentos son destruidos en un plazo máximo de 24 horas. Para finalizar se entrega un certificado de destrucción segura que acredita todo el proceso.
Este proceso de destrucción confidencial puede ser puntual o estar programado para realizarse con la periodicidad requerida por el cliente.
En DCD somos la empresa de referencia en el sector de la destrucción confidencial de soportes de información. Si necesitas algún servicio de destrucción confidencial, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
Somos la solución adecuada para completar el proceso de digitalización de documentos de tu empresa o entidad.
