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Documentación confidencial
La «Seguridad de la Información» no solo abarca toda información personal, confidencial o comercial, susceptible de ser mal utilizada por usuarios no autorizados, sino también a la obligatoriedad de los empleados en el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos.
La mala interpretación de la información de un cliente puede acarrear graves consecuencias, por ejemplo, la pérdida de confianza en tu empresa y un daño considerable en tu reputación y en tu marca.
Además, cuando se viola la confidencialidad de la empresa, la información puede ser utilizada por personas no autorizadas que cometan actividades ilegales (fraude o difamación), lo que puede dar lugar a demandas costosas.
Beneficios de la protección de documentos
Una de las maneras más eficientes y completas de mantener protegidos los documentos pasa por involucrar a los empleados mediante la formación en protección de datos.
Si la información está comprometida de forma online u offline, los empleados deben estar al tanto de las amenazas actuales y saber cómo detectar e interceptarlas para proteger los documentos. Esto protegerá la integridad del negocio y capacitará a los empleados para hacerse cargo de situaciones amenazantes.
Proteger los documentos genera beneficios. La protección de documentación puede crear procesos más eficientes, un menor riesgo de violaciones a la privacidad y una reducción en el tiempo y recursos dedicados a detectar tales incumplimientos.
¿Qué información debe protegerse?
Además de la información que conlleva la Ley de Propiedad Intelectual (es decir, patentes, marcas registradas o información protegida por derechos de autor), cualquier información producida por una empresa debe estar protegida. La información comercial confidencial puede abarcar cualquier tipo de documentos, incluyendo secretos comerciales, planes de negocios, estrategias de marketing, publicidad e información financiera y tributaria, entre muchos otros.
¿Qué sucede si se viola la confidencialidad?
Todo el mundo sabe que la información es poder. Así pues, en las manos incorrectas, la información confidencial puede utilizarse en contra nuestra y puede afectar tanto a nuestra vida personal como a nuestra carrera profesional.
A nivel profesional, si la seguridad está comprometida, puede causar graves daños a la empresa, así como la pérdida de privacidad de empleados y clientes. Esto, a su vez, puede llevar a pérdidas financieras y de imagen de marca sustanciales.
Cómo garantizamos que los documentos sigan siendo confidenciales
Para que los documentos sigan siendo confidenciales, en primer lugar, hay que limitar el número de personas autorizadas para acceder a esos documentos confidenciales y permitir el acceso únicamente a aquellos que están obligados a verla. Esta es una de las maneras más eficaces de garantizar que la documentación confidencial no caiga en manos equivocadas.
Pero aún es más eficaz la destrucción regular de documentación y datos digitales. Al destruir documentos, discos duros y medios digitales, eliminamos una posible violación de la confidencialidad de los datos que residen en nuestra empresa.
La destrucción de documentos es una actividad seria. No confíes la destrucción de documentos a cualquier empresa o persona. Confía en un equipo experimentado como DCD. Actualmente somos la principal empresa de destrucción de documentos de España, puedes confiar en nosotros.
