Cuando se trata de la destrucción de datos que no sean en papel, los discos duros y los ordenadores son lo primero que viene a la mente. Sin embargo, hay equipos de oficina que también debes destruir de forma segura.
Es fácil olvidarse de estos dispositivos, ya que no necesariamente somos conscientes de que los documentos se están guardando. Sin embargo, son equipos que cuentan con almacenamiento en su interior y que pueden provocar un robo de datos.
Antes de tirar esa impresora o escáner, es importante comprender cómo estos dispositivos almacenan información. Tu empresa podría estar en riesgo por el simple hecho de que muchas personas no saben dónde se esconde información confidencial.
A medida que los dispositivos se vuelven más inteligentes y están más interconectados, aumenta el riesgo de fuga de datos.
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¿Qué equipo de oficina tiene capacidad de almacenamiento?
Los ordenadores no son los únicos dispositivos que pueden poner en riesgo la información confidencial. ¿Sabía que las impresoras, los escáneres e incluso las máquinas de fax almacenan información?
En la mayoría de los casos, no importa si esa máquina es inalámbrica o funciona por cable. Desde hace bastante tiempo, casi todos los dispositivos de esta categoría tienen la capacidad de almacenar información.
La razón de esto es positiva en la mayoría de los casos. Cuando envía un trabajo a una impresora, por ejemplo, guarda ese trabajo en la memoria interna para imprimir de manera más eficiente.
Esto a menudo elimina posibles retrasos o trabajos estancados en la cola de impresión debido a problemas de conectividad de la red. De esta manera, una vez que la impresora recibe el trabajo, puede imprimir de forma rápida y precisa, incluso en áreas con Internet irregular.
La mayoría de nosotros estaría de acuerdo en que esto es algo bueno, pero es importante comprender las implicaciones.
Los escáneres y las máquinas de fax funcionan con el mismo principio. Estos son solo algunos de los ejemplos más comunes. Hay máquinas mucho más complejas como impresoras 3D y equipos de dibujo asistido por computadora (CAD) que también almacenan medios.
La cantidad de datos que almacenan estas máquinas puede variar mucho. A menudo depende del uso que se le dé a la máquina, su antigüedad y su complejidad.
¿Cómo almacenan información estos dispositivos?
A medida que los ordenadores se han vuelto más sofisticados, también lo hacen los accesorios que los rodean.
La mayoría de los dispositivos hoy en día comparte conectividad a través de una red Wi-Fi compartida en un entorno doméstico o de oficina. Algunos de estos dispositivos incluso contienen discos duros reales para ayudarlos a funcionar de manera más eficiente.
La mayoría de estos dispositivos utilizan medios de almacenamiento flash simples. Todo esto, por supuesto, depende de la sofisticación del dispositivo en cuestión. En general, hay dos tipos de almacenamiento en estos dispositivos, a veces usan solo uno o ambos.
- Medios de almacenamiento volátiles: Esto es lo que se consideraría «memoria a corto plazo» en un dispositivo, como la memoria RAM en un ordenador moderno. En pocas palabras, los dispositivos almacenan el trabajo de impresión o escaneo temporalmente. Puede ser solo por la duración del trabajo, o hasta que el dispositivo se apague por completo. En la mayoría de los casos, desenchufar un dispositivo durante unos 60 segundos es suficiente para restablecer la memoria volátil. Es difícil, pero no imposible, recuperar estos datos.
- Medios de almacenamiento no volátiles: Este es el almacenamiento del que debes preocuparte. El almacenamiento no volátil significa que la información permanece incluso después de apagar la máquina por completo. Puede permanecer indefinidamente dependiendo del tipo de dispositivo. Si bien es posible que la impresora o escáner en particular no contenga un disco duro físico, contiene lo que los programadores llaman un «búfer circular». Un búfer circular almacena información en un bucle o cola. Esto significa que el trabajo permanece en el dispositivo hasta que otro trabajo lo sobrescribe. Cada dispositivo es diferente en este sentido, ya que algunos pueden contener unas pocas docenas de trabajos de impresión, mientras que otros pueden contener unos pocos miles.
Equipos de oficina que también debes destruir de forma segura
En primer lugar, debes hacer que cualquier equipo de oficina que tenga capacidades de almacenamiento sea destruido profesionalmente. Esto incluye ordenadores y discos duros, así como impresoras y escáneres.
La destrucción profesional es la única forma de garantizar que la información confidencial desaparezca para siempre. Cuando se trata de impresoras y escáneres, incluso presionar reimprimir puede duplicar un documento confidencial que no deseas exponer.
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