La amenaza de una violación de la información confidencial contenida en papel y discos duros puede surgir tanto dentro, como fuera de la oficina, y puede provenir de personas externas o empleados de confianza. Por ello debes conocer los errores de seguridad de datos que debes evitar.
Es crucial considerar el uso de medidas físicas de destrucción de activos y documentos, como la contratación de servicios profesionales de trituración de papel y destrucción de discos duros, para elementos que ya no se necesitan.
Estas prácticas pueden ayudar a proteger las empresas contra personas ajenas maliciosas que pueden recurrir a la búsqueda de información confidencial. También pueden ayudar a proteger contra personas internas maliciosas que pueden adquirir documentos confidenciales de áreas de oficina inseguras, como impresoras, escritorios, cubos de basura o contenedores de reciclaje.
Además, se pueden robar dispositivos electrónicos desechados como llaves USB y discos duros viejos que aún contienen datos confidenciales. Las prácticas regulares de destrucción ayudan a mitigar estos riesgos de manera efectiva.
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Errores de seguridad de datos físicos que debes evitar
Aprender a reconocer los riesgos de seguridad de los datos físicos ayudará a las empresas a gestionar la eliminación de información confidencial de forma correcta y segura.
Aquí hay seis errores de seguridad de datos físicos comunes que se deben evitar para ayudar a proteger la información confidencial:
1. Dejar datos confidenciales expuestos
Hay muchas maneras de exponer inadvertidamente datos confidenciales, desde dejar información confidencial en el escritorio en lugar de en un cajón cerrado con llave, hasta dejar la pantalla del ordenador desatendida y visible.
Protege y blinda siempre la información privada en los espacios públicos. En el lugar de trabajo, una política de escritorio limpio ayuda a reducir el riesgo.
2. Tirar documentos en contenedores no seguros
Es un error común pensar que deshacerse de la información confidencial en un cubo de basura normal o en un contenedor de reciclaje es un método seguro.
Esta práctica no debe usarse para descartar datos no deseados o incluso correo no deseado. Lanzar documentos en contenedores inseguros puede potencialmente poner en peligro información importante porque cualquiera puede sacar documentos cuando nadie está mirando.
Para ayudar a garantizar la recopilación segura y el reciclaje definitivo de la información confidencial, utiliza un servicio de destrucción profesional como DCD. DCD utiliza contenedores seguros y procesos certificados, que ayudan a proteger a las empresas contra intrusos.
3. Almacenamiento o eliminación de discos duros antiguos
La regla anterior también se aplica a los datos en los discos duros. Un disco duro desechado crea un riesgo de posible exposición de datos.
En lugar de acumular discos duros antiguos, considera destruirlos de forma segura mediante el uso de un servicio como el de DCD, que utiliza maquinaria para destruir el dispositivo de forma permanente y total, lo que hace imposible la recuperación de datos.
4. Uso de una trituradora de oficina
Las empresas a menudo piensan que puede ser más fácil y rentable administrar la destrucción de papel internamente. Sin embargo, existen costes ocultos en este enfoque:
- Seguridad: si los documentos confidenciales no se destruyen por completo, podrían surgir robos de datos y violaciones de cumplimiento. Las trituradoras de papel domésticas a menudo cortan el papel en tiras verticales u horizontales, que se pueden volver a montar fácilmente.
- Productividad: cada minuto que el personal pasa triturando papel es tiempo que no está gastando en tareas de misión crítica, lo que podría costar dinero a las empresas.
- Equipo: además de pagar el tiempo del personal, las empresas también tienen los gastos de compra, mantenimiento y reparación de estos equipos.
- Seguridad de los trabajadores: Las trituradoras de uso personal y de oficina pueden presentar un riesgo para la seguridad de los empleados. Cuando no se usan correctamente, las trituradoras personales y de oficina pueden provocar lesiones graves que van desde laceraciones hasta amputaciones de dedos.
5. Falta de capacitación de los empleados
La falta de capacitación de los empleados es una preocupación creciente para las pequeñas empresas que temen que su organización sea vulnerable a las filtraciones de datos. Casi la mitad de los líderes de pequeñas empresas cree que el error de los empleados es una fuente principal de filtraciones de datos.
La capacitación regular de los empleados puede ayudar a los empleados a comprender mejor su papel para ayudar a la organización a permanecer segura y las acciones a tomar en caso de una violación de datos.
6. No tener un plan de respuesta a incidentes
Un plan de respuesta a incidentes es un plan escrito y documentado para el personal que detalla los procedimientos para detectar, responder y limitar las consecuencias de un ataque malicioso.
Estos planes están diseñados para ahorrar tiempo y reducir el estrés del personal en caso de que ocurra una violación de datos, ya que mantiene a todo el personal al tanto de sus tareas asignadas.
Sin planes intencionales y tareas claramente designadas, las empresas pueden correr el riesgo de empeorar un incidente de violación de datos, lo que podría dañar su reputación y su presupuesto.
Cómo deshacerse de los datos físicos de forma segura
Las empresas pueden utilizar un servicio de destrucción profesional de confianza como DCD que ofrece una variedad de opciones de trituración.
Descubre cómo DCD puede ayudar a proteger la información confidencial personal y profesional con la eliminación segura de documentos y la destrucción de dispositivos electrónicos.
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