Puede ser una tarea difícil cumplir con todas las leyes y regulaciones de privacidad cuando diriges una empresa. El trabajo diario ocupa la mayor parte de tu tiempo, y debes depender de tus empleados para deshacerse de los documentos de forma segura. Sin embargo, existen errores frecuentes en la gestión de datos, que pueden ocasionar multas y sanciones.
Contratar con una empresa de destrucción de documentos puede ayudarte a asegurarte de no cometer estos errores comunes.
Errores más frecuentes en la gestión de datos
- Procedimiento de almacenamiento. Si aún no has establecido un procedimiento sólido para almacenar documentos de forma segura, debes hacerlo lo antes posible. Sin un lugar donde los documentos se lleven de inmediato, corres el riesgo de que los empleados arrojen estos papeles a la basura sin pensarlo. La eliminación regular de estos documentos confidenciales puede poner en riesgo a tus clientes y generar multas para tu empresa. Configura un procedimiento de almacenamiento como contenedores de almacenamiento bloqueados específicamente para documentos seguros que necesitan triturado.
- Tiempos de almacenamiento y destrucción. La legislación vigente establece tiempos de almacenamiento para cada variedad de documentación, como registros médicos o educativos. Tirar estos documentos antes de tiempo podría causar serios problemas para aquellos a los que pertenece la información. Mientras que tirarlos demasiado tarde puede hacerlos más susceptibles a violaciones de datos y robo de identidad.
- Destrucción no segura en la propia empresa. Puede parecer un ahorro de tiempo y dinero comprar tu propia trituradora de papel y utilizarla en la oficina. Para una solución a corto plazo, puede ahorrar un poco de dinero, pero a la larga podría causar una cantidad infinita de problemas. Los empleados no pueden triturar todo, el papel triturado una vez desechado podría ser robado y reconstruido. Si tus datos de seguridad se ven comprometidos, podría llevar a muchas multas costosas e incluso demandas.
Para evitar todos estos problemas frecuentes, lo más sencillo y práctico es contratar una empresa de destrucción de documentos que se encargue de la gestión de los datos, cuando ya no son necesarios.
En DCD ofrecemos servicios de destrucción de documentos de forma confidencial en toda España, para evitar que las empresas sufran robo de datos o multas por parte de la administración.
