Estamos en plena era digital pero aún seguimos acumulando una gran cantidad de papel, sobre todo en negocios y oficinas. La razón principal que nos impide deshacernos de estos documentos es la incertidumbre de no saber cuánto tiempo debemos guardarlos. Por ello, hoy te explicamos qué hacer con las facturas que no necesitas.
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Identifica las facturas que no necesitas
Para poder deshacerte de las ingentes cantidades de papel que ya no necesitas, lo primero que tienes que hacer es identificarlas y saber cuándo puedes deshacerte de ellas.
La Ley General Tributaria establece que todas las empresas y profesionales tienen la obligación de conservar facturas (emitidas y recibidas) o documentos equivalentes durante un plazo de 4 años. Sin embargo, la normativa de prevención de blanqueo de capitales extiende el plazo de conservación hasta los diez años.
No obstante, no hay ninguna obligación de guardar las facturas emitidas en papel; ya que los programas actuales de facturación y contabilidad nos permiten gestionar de forma muy simple la conservación de las facturas en formato digital.
Puede que con las facturas recibidas no sea tan sencillo, porque todavía existen muchos proveedores que entregan la factura en papel. Para estos casos, puedes deshacerte de las facturas en papel, si previamente las has digitalizado con un software de digitalización certificado por la Agencia tributaria.
Deshazte de las facturas que no necesitas de forma segura
Una vez que ya sabes cuáles son las facturas que no necesitas, ha llegado el momento de deshacerte de ellas, pero, ¿cómo?
La mejor manera de deshacerte de las facturas que ya no necesitas de forma segura y cumpliendo la legislación vigente en materia de protección de datos es utilizar una empresa profesional de destrucción confidencial de documentos, como DCD.
En DCD nos encargamos de recoger las facturas que quieres destruir en contenedores seguros, los cuales trasladamos a nuestras instalaciones en vehículos cerrados, con las máximas medidas de seguridad y geolocalización GPS.
Toda la documentación es destruida en un plazo inferior a 24 horas desde su recogida, al tamaño pactado con el cliente. Una vez finalizado el proceso de destrucción se entrega un certificado de destrucción segura, dónde quedan reflejados la trazabilidad y el tamaño de partícula de la destrucción.
Por último, el resultado de todas las destrucciones realizadas por DCD se destina a una fábrica de reciclaje, donde se recuperan los materiales sin ningún tipo de intermediarios.
Poner en manos de profesionales la destrucción confidencial de las facturas que ya no necesitas es la mejor práctica para cumplir con las normativas vigentes en protección de datos como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo y la nueva Ley Organica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, española.
