Las escuelas, universidades, academias y centros educativos de cualquier tipo manejan a diario una gran cantidad de datos personales y confidenciales. La gestión de datos de estudiantes es muy importante para cumplir con la legislación de protección de datos.
Por lo tanto, tener una política de administración de datos de estudiantes segura y efectiva ayudará con la organización de los archivos. Creando un almacenamiento seguro y reglas para su eliminación segura y confidencial, cuando ya no sean necesarios.
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Retención de datos de estudiantes y RGPD
Uno de los beneficios de configurar una política de administración de datos de estudiantes es que ayudará a la organización a seguir los períodos de retención que marca el RGPD asociado con los archivos de los estudiantes.
Todos sabemos que RGPD es importante para ayudar con la seguridad de los datos. Desde el manejo de información personal como nombre, edad y dirección hasta detalles financieros e incluso registros médicos; los datos confidenciales se manejan a diario.
Por lo tanto, la implementación de una política de gestión de datos de estudiantes ayudará a prevenir filtraciones de datos catastróficas y a mantener la integridad de la organización y la información confidencial de sus estudiantes.
Gestión de datos de estudiantes
Ya sean datos en papel o digitales, una política de administración de datos de estudiantes efectiva y segura ayudará a mantener la integridad de los datos de los estudiantes.
A veces puede ser un proceso largo archivar los datos de los estudiantes del último año académico, pero es necesario para la seguridad e integridad de la información confidencial de los estudiantes.
Además, seguir un orden ayuda a cumplir con las regulaciones del RGPD y los períodos de retención tan importantes.
- Organizar: La organización es un paso clave en la gestión de datos de estudiantes, hay tantos tipos diferentes de documentos que contienen una variedad de información, que puede parecer un poco desalentador organizar este tipo de documentos. Por lo tanto, hay que crear categorías para diferentes tipos de documentos para que se puedan encontrar y estar accesibles fácilmente en el futuro.
- Seguridad: Ya sea que se almacenen los archivos de los estudiantes tradicionalmente en papel o digitalmente en un disco duro o USB, la seguridad es fundamental. Los archivos de los estudiantes contienen información altamente confidencial, por lo que valdrá la pena invertir en seguridad de alta calidad, como un archivador seguro con cerradura, una red segura o un servicio en la nube.
Seguir estos procedimientos clave ayudará a ordenar el espacio de trabajo y ayudará con el cumplimiento del RGPD.
Sin embargo, hay otro paso importante para contar con una política eficaz de gestión de datos de estudiantes, y es la eliminación segura de estos documentos altamente confidenciales.
Una violación de datos debido a la falta de seguridad en la etapa de reciclaje del proceso de eliminación sería fatal. Por lo tanto, asociarse con una empresa de destrucción confidencial líder en la industria como DCD ayuda con la seguridad de los archivos de los estudiantes de principio a fin.
Destrucción segura de datos con DCD
La política de administración de datos de estudiantes ayudará con la organización y seguridad de los documentos confidenciales mientras se almacenan en la oficina.
Pero su política de gestión de datos de estudiantes no garantiza la integridad de estos documentos de forma indefinida. Y ahí es donde puede ayudar DCD. Diseñamos el proceso de trituración de gestión de datos de DCD para ayudar a que la información confidencial permanezca segura.
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