Cualquier organización maneja a lo largo de día una gran cantidad de documentos en diferentes formatos. La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento, recuperación y expurgo de dichos documentos.
Los documentos que están relacionados entre ellos deben estar bien referenciados y clasificados para facilitar su recuperación, permitir la extracción de información, el expurgo de los que no sean necesarios y la conservación de los que son importantes.
La gestión documental de encarga de todos estos procesos y además facilita la destrucción confidencial, marcando los documentos que ya no son necesarios.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el proceso que se aplica para recoger, almacenar y recuperar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organización. Este proceso debe facilitar el expurgo y la destrucción de los documentos que ya no son necesarios.
Este proceso puede hacerse de forma manual, mediante un proceso conocido por todos los implicados en él. O mediante un software que automatiza todas las tareas y facilita el etiquetado y la posterior recuperación de los documentos.
La gestión documental permite una mayor organización y una mejor recuperación de los documentos cuando son necesarios. Ya que todos ellos están clasificados, referenciados y etiquetados.
Del mismo modo, cuando los documentos ya no son necesarios, es más sencillo realizar un expurgo de documentos y destruirlos.
Gestión documental y destrucción confidencial
Como ya hemos dicho una buena gestión documental facilita que se pueda decidir fácilmente qué documentos ya no son necesarios y poder destruirlos de forma confidencial.
Una vez que se ha decidido qué documentos hay que destruir, lo mejor para poder hacerlo es contratar una empresa profesional de destrucción confidencial como es DCD.
Contar con un servicio de destrucción confidencial garantiza a la empresa que sus documentos serán destruidos de forma segura y no se producirán accesos indebidos ni robos de información.
En DCD somos especialistas en destrucción confidencial. Si necesitas un servicio de destrucción confidencial no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
