Las negligencias de los empleados son la causa del 66% de las brechas de seguridad en una empresa. El error humano es aún más frecuente si los empleados no saben cómo identificar un documento confidencial.
Ya sea en la oficina o teletrabajando, el primer paso esencial para reducir los riesgos es capacitar a los empleados. La identificación correcta de documentos confidenciales ayudará a proteger cualquier negocio de una violación de datos.
Contenidos
- 1 ¿Qué es un documento confidencial?
- 1.1 · Cualquier documento que contenga información de carácter personal.
- 1.2 · Cualquier información definida como confidencial por las leyes y regulaciones:
- 1.3 · Cualquier documento que detalle la estrategia comercial de una empresa.
- 1.4 · Documentos que especifican datos financieros
- 1.5 · Cualquier documento aparentemente inocuo que contenga datos confidenciales
- 1.6 · Cualquier documento digital confidencial
- 2 Cómo proteger los documentos confidenciales
¿Qué es un documento confidencial?
Para identificar un documento confidencial es fundamental conocer los diferentes tipos de documentos confidenciales que pueden tener. A continuación, vamos a conocer los principales tipos:
· Cualquier documento que contenga información de carácter personal.
Estos son documentos que permiten identificar a una persona específica (firmas, nombres, direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, números de cuenta, números de seguridad social, permiso de conducir, datos médicos…).
En el entorno profesional, la información personal incluye, en particular, datos de clientes y proveedores.
· Cualquier información definida como confidencial por las leyes y regulaciones:
Las leyes de protección de datos y otras normas rigen la gestión de datos en el ámbito profesional. Las organizaciones tienen la obligación legal de proteger los datos de sus clientes y empleados.
Para los documentos, generalmente se define un tiempo de retención mínimo y máximo. Usar un programa de retención y para organizar los registros por fecha de destrucción es muy útil.
Los consumidores están cada vez más informados y son más exigentes con respecto a la recopilación y el almacenamiento de sus datos personales.
· Cualquier documento que detalle la estrategia comercial de una empresa.
Las empresas necesitan proteger sus datos críticos. Esto puede incluir los datos relacionados con investigación y desarrollo, estrategias de ventas y marketing, declaraciones de ingresos, secretos comerciales, propiedad intelectual e información fiscal.
· Documentos que especifican datos financieros
Los documentos financieros que hacen referencia a una empresa o persona deben ser protegidos.
Incluyen recibos de cajeros automáticos, estados de cuenta, devoluciones de cheques, solicitudes de crédito preaprobadas, inversiones, acciones y transacciones de bienes raíces.
· Cualquier documento aparentemente inocuo que contenga datos confidenciales
Algunos documentos son “confidenciales” y, sin embargo, la mayoría de la gente no les presta atención.
Por ejemplo, billetes de avión (los códigos de barras contienen información de contacto), etiquetas de envío (las etiquetas de dirección en los paquetes incluyen información potencialmente confidencial), spam (a menudo se incluyen datos personales en la correspondencia), notas post-it (las personas suelen escribir contraseñas en estas notas) y facturas (que incluyen detalles como el número de cuenta bancaria).
· Cualquier documento digital confidencial
La mayoría de la gente olvida que la información confidencial no solo está en papel, sino que a menudo se almacena en un disco duro, donde los ciberdelincuentes pueden acceder a ella.
Almacenar discos duros es peligroso, solo la destrucción física de los discos duros como la que ofrece DCD permite la eliminación permanente de los datos.
Cómo proteger los documentos confidenciales
Para garantizar una protección óptima de los datos, la información confidencial que ya no sea útil debe destruirse de forma segura. Contratar una empresa de destrucción segura que utilice técnicas de destrucción seguras y apropiadas.
La política de gestión de DCD permite a sus clientes reducir el riesgo de error y fraude de los empleados. DCD protege los documentos confidenciales de fugas de datos.
Ponte en contacto con nosotros para obtener más información sobre nuestro proceso de eliminación segura de documentos y nuestras opciones de destrucción segura de otros soportes de información. Tanto si eres una pyme como si eres una gran empresa: tenemos una solución para ti.
