La flexibilidad laboral ha llegado para quedarse, cada vez más gente trabaja desde espacios no convencionales. Pero no podemos perder de vista la seguridad en esos espacios, hoy hablamos de la protección de datos en espacios de coworking.
Después de que la pandemia de COVID-19 obligó a muchas empresas a adoptar modelos de trabajo remoto a tiempo completo, muchos expertos y líderes empresariales están reinventando cómo, cuándo y dónde pueden trabajar los empleados.
Mientras que algunos profesionales regresan a sus edificios de oficinas, otros eligen trabajar desde sus hogares, patios traseros, cafeterías y otros entornos no tradicionales.
A medida que más empresas responden a las preferencias de los empleados y adoptan opciones de trabajo híbridas, que les permiten «trabajar desde cualquier lugar», algunas están explorando nuevas ofertas de entornos de trabajo, como los espacios de coworking.
El coworking permite que profesionales de diferentes empresas e industrias compartan el mismo espacio de oficina.
A cambio de una tarifa de alquiler, las oficinas de coworking brindan a los empleados un espacio de trabajo, Wi-Fi, servicios de impresión, cocinas, baños y salones compartidos, así como algunas comodidades especiales.
Muchos empleados y empresas han encontrado que los espacios de trabajo comunitarios son muy beneficiosos. Pero no podemos olvidar la protección de datos en espacios de coworking.
Los espacios de coworking se popularizaron entre los trabajadores autónomos, pero eso ha cambiado. Ahora, a medida que el trabajo remoto se ha vuelto más común, los empleados de todos los orígenes buscan espacios de coworking.
Con las empresas considerando reducir su tamaño o cerrar oficinas, el coworking podría volverse aún más popular. Se espera que la cantidad de espacios de coworking en todo el mundo se duplique con creces para 2024.
Si bien los espacios de coworking representan poco menos del 5% del mercado de bienes raíces comerciales ahora, los expertos esperan que representen el 30% del mercado para 2030.
Los espacios de coworking pueden ser el futuro del trabajo, pero también pueden presentar riesgos graves para quienes manejan datos confidenciales, ya que los espacios de trabajo compartidos y las redes de Internet pueden invitar a posibles filtraciones de datos.
Los empleados que trabajan en un entorno de trabajo comunitario deben tener en cuenta algunos consejos para la protección de datos en espacios de coworking.
- Política de escritorio limpio: una política de escritorio limpio es una práctica de seguridad de la información que requiere que los trabajadores se aseguren de que la información confidencial no quede a la vista del público cada vez que abandonan sus espacios de trabajo. Si bien las políticas de escritorio limpio son comunes en las oficinas comerciales tradicionales, son especialmente relevantes para los espacios de coworking, ya que los miembros pueden trabajar junto a personas desconocidas. Además, antes de salir de un espacio de trabajo para tomar un refrigerio o conectarse con un colega, los trabajadores deben asegurarse de que su computadora esté bloqueada y protegida con contraseña. Los papeles que contengan información confidencial deben guardarse y no dejarse desatendidos.
- Ver los datos confidenciales en un área privada: los empleados en espacios de coworking pueden trabajar muy cerca de otros, lo que facilita que los malhechores vean información confidencial sin ser descubierto. Los empleados deben encontrar un área privada o menos poblada para revisar documentos y archivos digitales que contengan datos privados siempre que sea posible. Si no hay un área privada disponible, los trabajadores deben considerar usar un filtro de privacidad para ordenadores portátiles, que impide que otros puedan ver lo que están viendo en la pantalla.
- Usar una VPN: el Wi-Fi gratuito es una de las muchas comodidades de los espacios de trabajo comunitarios, pero también invita a un mayor riesgo de que los piratas informáticos accedan a datos confidenciales. Incluso el Wi-Fi que requiere una contraseña para acceder no significa que sea una conexión segura. Para ayudar a proteger los datos confidenciales en las redes de Internet comunitarias, los empleados deben usar una red privada virtual (VPN), que oculta la dirección IP de un usuario, por lo que su actividad en Internet no es tan fácil de rastrear. La mayoría de las VPN son relativamente asequibles y una inversión inteligente para cualquier persona que necesite una protección de datos efectiva en espacios de coworking.
- Recoger los documentos impresos de inmediato: los espacios de trabajo comunes a menudo ofrecen una impresora compartida para los miembros. Este es un servicio útil para muchos, pero con demasiada frecuencia los trabajadores envían un documento a una impresora y se olvidan de recogerlo, lo que podría dejar documentos confidenciales expuestos a otras personas. Los empleados deben recuperar sus documentos impresos tan pronto como estén disponibles para ayudar a mantener privada la información confidencial. Del mismo modo, si se hacen copias, los empleados deben asegurarse de tener todas las copias y el documento original en su poder antes de abandonar el área de impresión.
- Evitar desechar datos privados en la basura o contenedores de reciclaje: se pueden robar fácilmente documentos que contienen datos privados de los contenedores de basura o contenedores de reciclaje en espacios de coworking. En su lugar, los empleados deben optar por destruir cualquier documento que contenga información personal, financiera o de salud a través de un servicio profesional de destrucción segura de documentos.
Soluciones de DCD para una mayor seguridad de los datos
Los servicios de destrucción segura de información de DCD están diseñados para satisfacer una amplia gama de necesidades de empresas y empleados en todas las industrias y ubicaciones.
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