La destrucción confidencial de documentos es una preocupación muy seria para todas las empresas con cualquier tipo de información confidencial. Pero, sabes qué es un certificado de destrucción de documentos.
Para las empresas que manejan información confidencial (médica, legal, financiera, etc.), la destrucción segura de documentos es de vital importancia. Este tipo de empresas se enfrentan a graves problemas legales si sus documentos no se eliminan de forma segura.
Para las empresas con documentación secreta (fabricación, ingeniería, investigación, etc.), la destrucción segura de documentos puede evitar cualquier tipo de espionaje corporativo o divulgación accidental de información importante.
Los recolectores de basura pueden encontrar documentos que no se destruyen de manera segura a través de un contenedor de basura o empleados que no cumplen estrictamente con las normas.
La destrucción segura de documentos es la única forma en que las empresas pueden estar seguras de que su responsabilidad se cumple con respecto al control de documentos confidenciales, y la mejor forma de garantizar esto es mediante la recepción de un certificado de destrucción por parte de una empresa de destrucción confidencial como DCD.
¿Qué es un certificado de destrucción de documentos?
Una garantía de que los documentos confidenciales fueron completamente destruidos durante el proceso y que todo el material destruido será reciclado.
Hay algunas cosas que debe incluir un certificado de destrucción de documentos:
- La garantía de que todo el material fue destruido y el proceso utilizado para ello.
- El tipo de material que se destruyó: papel u otro tipo de producto.
- Un número de transacción para identificar esta interacción única para permitir la auditoría.
- Un esquema claro o referencia de los procedimientos seguidos en la destrucción de documentos. Para garantizar que la empresa de destrucción de documentos sea responsable de su proceso.
- Aceptación de la responsabilidad de los documentos y reconocimiento del carácter seguro de la documentación. La empresa de destrucción de documentos debe reconocer su responsabilidad de garantizar que los documentos se destruyan por completo y aceptar la responsabilidad por cualquier problema que surja de una destrucción incorrecta.
- Información de fecha, hora y ubicación sobre el proceso de destrucción. Esto debe incluir no solo la fecha en que se recopilaron los documentos, sino también la fecha en que se destruyeron.
- El método de aprovechamiento de los materiales resultantes, así como el destino de estos.
En DCD somos muy conscientes de nuestras responsabilidades y de la importancia de destruir datos de forma segura. Cada uno de los procesos que llevamos a cabo genera un certificado que da a nuestros clientes la tranquilidad necesaria para saber que todos los soportes de información que nos han sido entregados se han destruido adecuadamente.
Ahora que ya sabes qué es un certificado de destrucción de documentos, tienes que asegurarte de que tu empresa contrata un servicio de destrucción confidencial que cumpla con estas características.
