Puede que hayan pasado casi dos años desde que se introdujo por primera vez el RGPD, pero este reglamento es tan relevante ahora como lo era entonces. Por ello, hoy queremos recordarte cómo cumplirlo con la política de destrucción de papel.
Muchas personas suponen que el RGPD solo impone requisitos a las empresas para tratar de manera diferente los datos digitales, sin embargo, también debe integrarse con respecto a los riesgos de los datos físicos.
Una investigación europea indica que el 19% de los incidentes de seguridad son atribuibles a los datos que se envían físicamente al destinatario incorrecto, por ejemplo, mientras que el 14% de estos incidentes resultan de la pérdida o el robo de papel.
El papeleo presenta casi el 50% del riesgo en lo que respecta a la seguridad de los datos. Para lograr el cumplimiento de los requisitos de RGPD para mitigar el riesgo, es necesaria una política de destrucción de papel sólida y segura.
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Elige un servicio de destrucción de papel profesional
Es posible que ya estés triturando documentos internamente, ya sea de manera organizada o ad hoc. Sin embargo, hay una serie de problemas que pueden surgir con esto cuando se trata de cumplir con RGPD:
- Calidad de la trituración. Muchas trituradoras de oficina cortan en tiras y pueden permitir la reconstrucción de los documentos. Simplemente no proporcionan un nivel de destrucción lo suficientemente completo como para cumplir con el RGPD.
- Seguridad antes de triturar. Particularmente si aún no tienes una política de destrucción de papel segura, los documentos pueden simplemente permanecer accesibles hasta que alguien decida triturarlos. Esto presenta un riesgo de seguridad significativo y significa que el manejo de documentos no es rastreable.
- Frecuencia de trituración. Muchas empresas simplemente trituran documentos «cuando es necesario», lo que significa que no hay un calendario regular para la destrucción y no hay forma de garantizar que no se produzca una acumulación de material sensible.
Cumplir el RGPD con la política de destrucción de papel
Trabajar con un servicio de trituración profesional que proporciona contenedores seguros para documentos en papel garantiza que los datos estén seguros incluso antes de que se hayan triturado.
Crear un documento con los requisitos de la política de destrucción de papel de la empresa y hacerla llegar a los empleados, para que sepan que deben usar esos contenedores y no dejar documentos por ahí.
Asegúrate de que el documento de la política incluya detalles de los riesgos para la empresa si los documentos no se eliminan adecuadamente.
Elige un servicio de destrucción confidencial profesional para minimizar el riesgo de seguridad para tu negocio. Estos servicios, como el que ofrece DCD, se encargan de proporcionar contenedores seguros y triturar los documentos cumpliendo con toda la legislación vigente.
No confíes en una simple papelera de reciclaje; ya que cualquiera puede leer los documentos no triturados y los datos que contienen pueden ser robados o copiados. La única forma de garantizar una seguridad óptima, y el cumplimiento del RGPD, es con un servicio de trituración profesional.
También cumples con los objetivos ecológicos de esta manera, ya que las empresas de destrucción confidencial, como DCD, se encargan de reciclar los restos de la destrucción en fábricas de recuperación de papel.
Las multas por incumplimiento del RGPD son sustanciales y no vale la pena correr ese riesgo. La base de cualquier política de destrucción de papel sólida es trabajar con un socio de trituración profesional para minimizar las posibles preocupaciones de seguridad.
Ponte en contacto con DCD hoy para cubrir todas tus necesidades de destrucción confidencial y solicitar tu presupuesto sin compromiso.
