Todas las empresas almacenan grandes cantidades de información confidencial en documentos en papel y discos duros. Sin embargo, en ocasiones se olvidan de los riesgos de protección de datos, que puedo suponer su manejo.
En el mundo híbrido actual, el transporte de información confidencial para su uso fuera del entorno laboral también puede presentar riesgos significativos para la protección de datos.
La pérdida, el robo o el compromiso de materiales físicos y digitales confidenciales puede tener consecuencias devastadoras para las empresas de todos los tamaños, desde legales hasta financieras y de reputación.
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¿Cuáles son los riesgos de protección de datos principales?
Antes de armar un plan de acción para mitigar y eliminar el riesgo, es fundamental conocer cuáles son los distintos riesgos:
1.- Violaciones de datos
Una violación de datos ocurre cuando personas no autorizadas obtienen acceso a datos confidenciales, como información de clientes, datos financieros o propiedad intelectual.
Esto puede suceder a través de una variedad de medios, como piratería, robo o simplemente descuido.
Las filtraciones de datos pueden tener un impacto devastador en las empresas, lo que genera pérdidas financieras, daños a la reputación y responsabilidad legal.
2.- Robo de identidad
El robo de identidad ocurre cuando alguien roba la información personal de otra persona. Los ladrones de identidad pueden utilizar esta información para abrir nuevas cuentas, realizar compras o cometer otros delitos.
También puede causar un gran daño legal, financiero y de reputación a las empresas, que tienen la obligación de proteger los datos personales de sus clientes o trabajadores y evitar incidentes de robo.
3.- Consecuencias legales
El hecho de que las empresas no protejan los datos puede tener consecuencias legales, incluidas multas, juicios y procesos penales. El cumplimiento de la normativa de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), es fundamental para evitar tales consecuencias.
El RGPD se aplica a todas las empresas que manejan los datos personales de los residentes de la UE. En el mundo, las normas para salvaguardar la información comercial confidencial de clientes, empleados y empresas son cada vez más estrictas.
4.- Pérdidas financiera
Las empresas que sufren violaciones de datos o incidentes de robo de identidad como resultado de no proteger la información confidencial a menudo enfrentan pérdidas financieras significativas.
Los costes pueden incluir investigar el incidente, reparar el daño y compensar a las personas o entidades afectadas.
5.- Daño reputacional
A menudo se olvida porque no es tan inmediatamente cuantificable como algunos de los otros riesgos, es el daño a la reputación de una empresa que puede ser causado por una violación de datos o un incidente de robo de identidad.
Y los efectos colaterales a los que esto puede conducir, como la pérdida de clientes, la disminución de las ventas y la dificultad para atraer nuevos negocios.
Cómo mitigar los riesgos de protección de datos
Hay una serie de pasos que las empresas pueden tomar para mitigar los riesgos de protección de datos. Cuando se trata de archivos confidenciales en papel y discos duros, la gestión de su almacenamiento y eliminación es fundamental.
Muchas empresas no se dan cuenta de que a medida que cuando los documentos y archivos comienzan a acumularse, también lo hace el riesgo de una filtración de datos.
Dejar documentos confidenciales o dispositivos de almacenamiento digital a la vista en un entorno de trabajo o de oficina en el hogar podría dificultar la protección de los datos con el rigor necesario para evitar una filtración de datos.
Estas son algunas de las cosas que puede hacer:
1.- Destrucción segura de documentos
Cuando las empresas ya no necesiten documentos confidenciales, deben destruirse de forma segura. Esto asegura que las personas no autorizadas no puedan acceder a la información de los documentos.
Contratar servicio de destrucción de documentos acreditado y profesional garantiza prácticas de destrucción seguras y conformes a la legislación actual.
Es posible que muchas empresas tampoco sepan que existe un beneficio ambiental al contratar un proveedor de servicios de este tipo. Por ejemplo, DCD no solo destruirá de forma segura los documentos confidenciales, sino que el proceso también permite que los materiales se reciclen y entren en la economía circular. Sin comprometer la seguridad ni correr ningún riesgo de protección de datos.
2.- Destrucción del disco duro
Cuando las empresas ya no necesitan discos duros que contengan datos confidenciales, simplemente borrarlos o incluso volver a formatearlos no es suficiente. Deberían ser destruidos por un servicio profesional de destrucción de discos duros.
Esto asegurará que los datos en los discos duros nunca puedan ser recuperados o reutilizados por ninguna organización criminal o de otro tipo. De manera similar a la trituración de papel, DCD puede reciclar las partes destruidas de manera segura de los discos duros viejos y asegurarse de que se reutilicen.
3.- Educar a los empleados sobre la protección de datos
Los empleados deben estar bien informados sobre los riesgos de protección de datos y las mejores prácticas. Se deben realizar sesiones de capacitación periódicas para crear conciencia sobre la importancia de salvaguardar los datos confidenciales.
Se debe educar a los empleados sobre el manejo seguro de datos y el almacenamiento de documentos confidenciales y discos duros.
4.- Realización de una encuesta de seguridad de datos
Al realizar una encuesta de seguridad de datos, las empresas pueden obtener información valiosa sobre el nivel de riesgo de seguridad de los documentos que enfrentan.
Esta evaluación evalúa varios aspectos de las prácticas de manejo, almacenamiento y eliminación de datos para determinar posibles vulnerabilidades. Ayuda a identificar áreas donde los documentos confidenciales o los discos duros corren un mayor riesgo de pérdida, robo o compromiso.
Al ser conscientes de los riesgos de protección de datos y tomar medidas para mitigarlos, las empresas y todos sus empleados pueden ayudar a proteger documentos confidenciales y discos duros de accesos no autorizados.
Si quieres proteger los documentos confidenciales de tu empresa y contratar un servicio profesional de destrucción confidencial, no dudes en ponerte en contacto con DCD. Pide tu presupuesto sin compromiso.
