Hubo un tiempo en que todos los documentos se tiraban a la basura o al contenedor de reciclaje y se olvidaban. Hoy en día nos tomamos mucho más en serio la protección de datos y la seguridad. Por ello, hoy hablamos de los riesgos en el ciclo de vida de un documento.
Tirar los documentos a la basura sin analizar su importancia o los datos que contienen, amenaza la seguridad de la información del negocio y crea grandes riesgos en el proceso de seguridad de los documentos.
Hay «puntos de contacto» en el ciclo de vida del documento donde la información confidencial puede caer en las manos equivocadas.
Existen algunos pequeños consejos que podemos seguir para reducir los riesgos en el ciclo de vida de un documento:
- Manejo. El riesgo de una filtración de datos aumenta cuando los documentos confidenciales se dejan a la vista: en el escritorio de un empleado o en una sala de reuniones o en una fotocopiadora. Soluciones: la gestión integral de documentos protege la información desde su creación hasta su destrucción. El acceso de los empleados debe basarse en los requisitos del trabajo. Etiquetar los documentos a almacenar por lo que contienen y cuándo deben ser destruidos. El almacenamiento seguro es clave: bloquear la información en una sala de datos dedicada o en un archivador.
- Contenedores de reciclaje. Cuando los documentos se colocan en contenedores de reciclaje abiertos, cualquiera puede registrar o robar la información confidencial. Soluciones: mejorar la gestión de la seguridad de los documentos reemplazando los contenedores de reciclaje abiertos por contenedores seguros cerrados para los documentos que ya no se necesitan. Los contenedores deben tener ranuras a prueba de manipulaciones para que los documentos no puedan recuperarse. Los expertos también recomiendan una política de Triturar todo para que todos los documentos se envíen para su destrucción segura, para simplificar el proceso y eliminar el riesgo de error de los empleados.
- Terceros. Existen riesgos potenciales asociados con socios, contratistas y otros terceros. El personal de limpieza, por ejemplo, puede transferir documentos de contenedores de reciclaje a contenedores más grandes, y esto puede exponer información confidencial. Además, en los últimos años, muchas filtraciones de datos importantes se remontan a ataques exitosos contra proveedores de servicios, socios, proveedores y contratistas de terceros. Soluciones: Supervisar a terceros por su compromiso con la seguridad y las mejores prácticas.
- Papeleras de reciclaje o basura al aire libre. Cualquier información confidencial en contenedores al aire libre es de interés para los ladrones de datos. El saqueo de contenedores no es ilegal a menos que el contenedor se encuentre en un área cerrada o en una propiedad privada. Soluciones: contratar una empresa de destrucción de documentos que destruya de forma segura toda la información confidencial cuando ya no la necesite y que ofrezca todas las garantías, como DCD.
- Transporte. Cuando la información confidencial intacta se transporta a un centro de residuos o reciclaje, puede caer en las manos equivocadas en cualquier punto del camino. Soluciones: contratar una empresa fiable de destrucción de documentos que tenga una cadena de custodia segura que incluya personal capacitado en seguridad para recolectar el contenido de los contenedores cerrados con regularidad. Por ejemplo, DCD ofrece seguridad, trazabilidad del recorrido y garantía desde la recogida hasta su lugar de entrega.
- Proceso de reciclaje. La información se expone repetidamente cuando se envía a un depósito de reciclaje. Soluciones: contratar una empresa que recicle papel después de triturarlo. Los clientes deben recibir un Certificado de destrucción después de cada fragmento. El resultado de todas las destrucciones realizadas por DCD, tienen como destino fábricas de reciclaje, sin intermediarios, para la recuperación de materiales.
Los contenedores o papeleras no son los únicos riesgos en el ciclo de vida de un documento. Por ello, lo mejor es contratar una empresa de Destrucción Confidencial que ofrezca seguridad en cada uno de los procesos.
DCD es la empresa de referencia en el sector de la destrucción confidencial de soportes de información. Nuestro principal objetivo es la búsqueda de los máximos estándares de calidad, el avance tecnológico y la voluntad de realizar siempre un servicio totalmente confidencial.
Ponte en contacto con nosotros y obtén tu presupuesto sin compromiso. El cumplimiento legal y normativo de DCD hacen minimizar los riesgos de cumplimiento de nuestros clientes.
