La destrucción profesional de documentos es fundamental para destruir datos confidenciales que ya no son necesarios y cumplir con la legislación vigente. Pero, ¿sabes que no todos los servicio de destrucción de documentos son iguales?
Cada empresa y lugar de trabajo tiene sus propias necesidades, requisitos y preferencias especiales. Hoy te vamos a contar 8 características del servicio de destrucción de documentos que deben adaptarse a tu empresa.
- Volumen: la cantidad de papel destinada a la destrucción segura depende de muchas cosas y es diferente en cada negocio. El lugar de trabajo puede tener una política de triturar todo, lo que significa que todos los documentos que ya no se necesitan deben triturarse; o por las características del negocio deben tener que archivar algunos de esos documentos.
- Confidencialidad: se genera mucha información confidencial en el lugar de trabajo. La información de identificación personal incluye nombre, dirección, número de teléfono, números de cuenta, información escolar y de salud. Hay secretos comerciales corporativos, información de recursos humanos y finanzas corporativas. A menudo, también hay datos confidenciales en notas adhesivas, documentos de viaje y etiquetas de envío.
- Espacio de almacenamiento: el papel que debe destruirse de forma segura debe almacenarse en algún lugar hasta que se destruya, y no se recomienda apilar cajas en los pasillos. Por ello, tu servicio de destrucción de documentos debe proporcionarte contenedores seguros, que eviten accesos indebidos.
- Negocio: Cada vez más, los clientes y proveedores externos insisten en la destrucción de información y destrucción de documentos formal y documentada. Un servicio de destrucción de documentos profesional y de calidad puede ayudar a ganar contratos de clientes. Estos terceros quieren asegurarse de que sus socios comerciales estén tan orientados a la seguridad como ellos.
- Cumplimiento de la legislación: las empresas están legalmente obligadas a cumplir con las leyes de privacidad y destruir los documentos confidenciales que ya no son necesarios. Todas las compañías deben estar al tanto de las leyes cambiantes. Por ello, asociarse con una compañía de destrucción de documentos que se mantenga actualizada con las leyes de privacidad es una medida de seguridad muy importante para tu empresa.
- Presupuesto: es importante observar de cerca los costes. Puede ser más rentable tener un servicio regular en lugar de purgas grandes poco frecuentes.
- Programación: a veces es simplemente más conveniente programar servicios de destrucción de documentos en lugar de tener que tomar la decisión de solicitar un servicio bajo demanda. La mayoría de las empresas profesionales de destrucción de documentos ofrecen servicios de trituración puntual para necesidades menos frecuentes, así como servicios de destrucción programados.
- Una cadena de custodia segura es crítica para todos los negocios: para un servicio continuo, los contenedores seguros se colocan en lugares convenientes en el lugar de trabajo. Los representantes de seguridad certificados eliminarán los documentos recopilados para la destrucción segura utilizando equipos de grado industrial. Se proporcionará un Certificado de Destrucción después de cada trituración.
Si después de comprobar estas características, descubres que tu empresa de destrucción de documentos no cumple con estas características, ponte en contacto con DCD. Somos la empresa líder en destrucción confidencial de documentos.
